Jak poprawnie rozliczyć delegację krajową?

Kiedy kierowca jest w podróży służbowej?

W pracy kierowcy naturalnym jest, iż wykonuje on ją zwykle poza miejscem zamieszkania, czy siedzibą firmy. Nie można jednak powiedzieć, że za każdym razem jest to podróż służbowa. Podpisana przez pracodawcę i kierowcę umowa o pracę powinna zawierać jasną informację o miejscu wykonywania obowiązków służbowych. Może to być wskazanie na konkretne województwo, kraj, czy nawet bardziej ogólnie np. Unia Europejska. Warunkiem wpisania tak szerokiego terytorium do umowy jest w istocie regularne wykonywanie zróżnicowanych tras na jego obszarze przez kierowcę. Pracodawca nie może wpisać całej Polski, jeśli kierowca na co dzień jeździ na linii Łódź-Warszawa.

Każdorazowo, gdy kierowca zostaje oddelegowany przez pracodawcę do zadania, które wykracza poza obszar wymieniony w umowie, możemy mówić o delegacji. Jeżeli zatem zgodnie z umową, kierowca pracuje na terenie województwa mazowieckiego, a otrzymuje transport ładunku do Gdańska, ma prawo traktować to jak delegację.

Z tytułu podróży służbowej kierowcy, jak i przedstawicielowi każdego innego zawodu przysługują diety oraz zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Przyjrzyjmy się w jaki sposób należy je prawidłowo rozliczać.

Rozliczanie delegacji krajowej

Zgodnie z kodeksem pracy, za podróż służbową mającą na celu wykonanie obowiązków służbowych poza miejscem zamieszkania, czy siedzibą pracodawcy, pracownikowi należy się dieta. Jest to dodatek finansowy, który ma pokryć koszty związane z wyżywieniem na delegacji. Od kilku lat wysokość minimalnej diety krajowej jest stała i wynosi 30 zł za dobę. Może ona zostać zmniejszona w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi posiłki. W takiej sytuacji liczymy 25% diety, czyli 7,50 zł na śniadania, tyle samo na kolacje i 50%, a zatem 15 zł na obiad.

O delegacji mówimy wówczas, gdy pracownik spędza w ramach swoich obowiązków co najmniej 8h poza miejscem zamieszkania i pracy. Jak to się ma do czasu pracy kierowcy? Przerwy wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców, są normalnie wliczane w okres spędzony w delegacji.

Pełny wymiar diety naliczany jest wówczas, gdy pracownik spędzi w delegacji minimum 12h. W przypadku, gdy delegacja trwała 8-12h kierowca otrzyma dietę w wysokości 50% . W ten sposób rozlicza się każdy niepełny dzień podróży służbowej.

Ryczałt za nocleg

Jeżeli kierowca nie ma warunków do spędzenia nocy w kabinie ciężarówki, pracodawca ma obowiązek zapłacić mu dodatek za zakwaterowanie np. w hotelu. Według polskiego prawa może to nie dotyczyć kierowców, którzy spędzają za kółkiem noc, a odsypiają w ciągu dnia. Rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 2013 r. zakłada, że ryczałt nocny obowiązuje w przypadku noclegu trwającego nieprzerwanie minimum 6h między 21:00-7:00. Jest to jednak przepis na tyle kontrowersyjny w przypadku tej branży, że zwykle firmy przewozowe bez problemu wypłacają ten dodatek swoim kierowcom.

Przed każdą podróżą służbową, warto ustalić z pracodawcą dokładne warunki finansowe z jakimi będzie się ona wiązać.