Lean Transport – metoda 5-Why

Bardzo prostym acz skutecznym narzędziem szczupłego zarządzania jest 5-Why. Jego zastosowanie w bardzo łatwy i precyzyjny sposób pozwala na definitywne pozbycie się problemów w określonym obszarze. Dlaczego? Jeżeli zidentyfikujemy faktyczną przyczynę problemu i wskażemy odpowiednie działania korygujące, jest wysoce prawdopodobne, że podobny problem nie wystąpi ponownie.

Analizując metodą 5-Why musimy brać pod uwagę dwa najważniejsze aspekty:

Dlaczego problem powstał?
Zastanawiamy się nad przyczynami wystąpienia problemu

Dlaczego tego nie zauważyliśmy?
Zastanawiamy się dlaczego nasz obecny system i metody kontroli nie wykryły problemu kiedy już się pojawił.

W przedsiębiorstwie transportowym grupą roboczą dla opisania problemu powinny być zawsze osoby, które wiedzą najwięcej o sytuacji, w której powstał problem (kierownik, logistyk, kierowca, spedytor, magazynier)

PRZYKŁADY:

Przesyłka niedostarczona
1.    Dlaczego przesyłka nie została dostarczona?
Firma zamknięta
2.    Dlaczego firma była zamknięta?
Jest czynna do 15:00
3.    Czy kierowca został poinformowany, że firma pracuje do 15:00?
Nie został poinformowany
4.    Dlaczego kierowca nie został poinformowany?
Nie uzyskał takiej informacji od Spedytora

Wniosek: spedycja ma informować kierowcę o godzinach otwarcia każdej z firm w celu zapewnienia pełnej informacji oraz zwiększenia oszczędności z tytułu podjazdu, który nie zapewnił wartości dodanej. Rozwiązanie dla tras powyżej x km

Przesyłka którą Jan wiózł do firmy X samochodem 6t dmc nie została dostarczona.
1.    Dlaczego przesyłka nie została dostarczona?
Kierowca spóźnił się 30 minut, poza tym było to w ścisłym centrum, gdzie obowiązywał zakaz poruszania się samochodów powyżej 3,5t.
2.    Dlaczego spóźnił się 30 minut
Była godzina 14: 45 a w mieście był zbyt duży korek by dotrzeć na miejsce o czasie.
3.    Dlaczego korek?
Natężenie ruchu w centrum miasta o tej porze było szczytowe.
4.    Czy był informowany o zakazie
Nie dostał żadnej informacji

Wniosek: przygotować dla kierowców poruszających się w centrum zestawienie ulic o ścisłym zakazie poruszania się aut powyżej 3,5t dmc oraz nie planować dostaw autem o dmc 6t i powyżej w wyznaczonych obszarach miasta między godziną 14:00 – 15:00

Kierowca nie odebrał pobrania.
1.    Dlaczego kierowca odebrał pobrania?
Klient nie miał przy sobie gotówki.
2.    Dlaczego nie miał przy sobie gotówki?
Nie wiedział, że przesyłka jest za pobraniem
3.    Dlaczego nie wiedział, że przesyłka jest za pobraniem?
Nie dostał takiej informacji od Nadawcy

Wniosek: każdy zlecający/nadawca ma obowiązek informować spedycję i odbiorcę o COD drogą mailową lub telefoniczną. Dodatkowo spedycja informuje odbiorcę o COD na dzień przed dostawą bądź tego samego dnia, odpowiednio wcześnie. Obniżone zostają koszty podjazdu nie dodające wartości dodanej

Sprawdzenie logiczności odpowiedzi

Po zakończeniu 5-Why weryfikujemy, czy uzyskana finalna odpowiedź jest logicznie powiązana z problemem (na zasadzie przyczyna      skutek )

Przeglądamy więc kolejno pytania i odpowiedzi czy są ze sobą logicznie powiązane

Zalety 5-Why:

1.    Prostota użycia
2.    Łatwość zastosowania w każdej organizacji
3.    Nie wymaga znajomości statystyki
4.    Metoda łatwa do wdrożenia (proste i krótkie szkolenie)

Należy pamiętać iż 5-Why nie wiąże się z zadaniem rygorystycznej ilości pięciu pytań. Nie jest to sztywna zasada. W związku z tym problem możemy nierzadko rozwiązać już przy trzecim i czwartym pytaniu. Stosując jednak tę metodę rzadkością jest zadanie powyżej siedmiu pytań.