KSeF (Krajowy System e-Faktur) to nowy, obowiązkowy sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Dla przewoźników oznacza to jedno: koniec „faktury PDF mailem jako podstawowego standardu”. PDF dalej może krążyć po firmie, ale fakturą „prawnie skuteczną” staje się ta przyjęta w KSeF.
Najważniejsze terminy:
- Od 1 lutego 2026 – obowiązkowy KSeF dla największych podatników (sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r.).
- Od 1 kwietnia 2026 – obowiązkowy KSeF dla pozostałych firm.
- Od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych podmiotów „poniżej 10 000 zł” (okres przejściowy do końca 2026 r.).
- Uwaga praktyczna: od 1 lutego 2026 faktury w KSeF trzeba umieć odbierać (dotyczy wszystkich podmiotów, także tych, które jeszcze nie wystawiają w KSeF).
Czym jest KSeF
KSeF to państwowy system, w którym faktura ma postać ustrukturyzowanego pliku (XML), wysyłanego do systemu MF. Po przyjęciu dostaje numer KSeF i dopiero wtedy „żyje” jako faktura w obrocie gospodarczym.
Co to oznacza w transporcie i spedycji
1) Zmienia się „moment wystawienia” w praktyce operacyjnej
W wielu firmach transportowych faktura była „wystawiona”, gdy poszedł PDF. W KSeF liczy się przejście przez system – dlatego proces trzeba spiąć tak, żeby nie robić faktur „na wiarę”, które system odrzuci.
2) Koniec chaosu z mailami… ale rośnie znaczenie danych na fakturze
KSeF wymusza poprawność danych formalnych (np. NIP, dane kontrahenta). Błąd potrafi wywołać lawinę korekt.
3) Kontrahent zagraniczny nie wejdzie do KSeF jak do sklepu
Jeśli sprzedajesz usługę zagranicznemu klientowi bez polskiego NIP, Ty nadal możesz mieć obowiązek wystawienia faktury w KSeF, ale musisz mu ją przekazać w uzgodnionej formie (np. PDF/druk).
Faktura poza KSeF? Tak – ale z kodem QR i numerem KSeF
Jeżeli przekazujesz fakturę poza KSeF (np. wysyłasz PDF do klienta albo druk), na wizualizacji ma się pojawić kod QR oraz numer KSeF – to ułatwia weryfikację i dostęp do faktury.
Awarie i „brak internetu w trasie” – co wtedy?
KSeF przewiduje scenariusze awaryjne, m.in. tryb offline24, który ma pomóc, gdy problemem jest sieć lub brak internetu. W skrócie: wystawiasz fakturę, a dosyłasz do KSeF zgodnie z zasadami danego trybu.
Checklista wdrożenia KSeF dla przewoźnika
Technicznie:
- Wybierz narzędzie: system finansowo-księgowy z integracją albo narzędzia MF (jeśli skala jest mała).
- Ustaw uprawnienia w firmie (kto wystawia, kto odbiera, kto ma dostęp).
- Przećwicz scenariusz: faktura standard + korekta + offline/awaria.
Procesowo:
- Ustal wewnętrznie, kiedy faktura jest „zamknięta” (np. po akceptacji dokumentów przewozowych i stawek).
- Zdefiniuj standard opisu usługi (np. numer zlecenia / trasy / okres rozliczeniowy), żeby księgowość po obu stronach nie bawiła się w detektywa.
- Dodaj kontrolę jakości danych kontrahenta (NIP, adresy, warunki płatności).
Operacyjnie:
- Przeszkol osobę( osoby ) od wystawiania faktur.
- Przygotuj procedurę na awarie (kto decyduje o trybie offline i kto dosyła faktury).
Najczęstsze błędy
- Błędny NIP / błędny nabywca → zwykle kończy się korektą „do zera” i nową fakturą.
- Wysłanie PDF do kontrahenta, zanim faktura realnie „przejdzie” KSeF (ryzyko, że dokument zostanie odrzucony).
- Brak przygotowania do odbioru faktur od 1 lutego 2026 (a faktury od dużych kontrahentów po prostu zaczną wpadać do KSeF).
Dodaj komentarz