W życiu zawodowym bardzo często wychodzimy z założenia, że pełnoetatowe szczęście jest równoznaczne z pełnoetatowym powodzeniem. A może to błąd? Może jednak nie każda praca skupia się na unikaniu problemów i spokojnym realizowaniu swoich zadań? Może są takie zawody, które już w swoją definicję mają wpisane najróżniejsze komplikacje, z którymi trzeba się mierzyć od samego początku swojej ścieżki kariery?
Stres niestety należy do naszej codzienności, a niepodważalnym pozostaje fakt, że każdy zawód jest inny i wymaga różnych kwalifikacji oraz predyspozycji. W niektórych profesjach przydatna jest cierpliwość, w innych nadludzka dokładność, a w jeszcze kolejnych atutem okazują się stalowe nerwy (chociaż ta cecha akurat jest przydatna w każdym przypadku), czy nawet nieziemskie umiejętności akrobatyczne. Co więcej, specyfika każdego zawodu stawia inne wymagania, wyzwania, zakres obowiązków oraz cele przed danym pracownikiem.
Jak wiadomo – praca spedytora jest integralną częścią transportu, dlatego nie możemy oprzeć się pokusie, żeby nie wziąć tego zawodu pod lupę i sprawdzić, z jakimi wyzwaniami i komplikacjami musi radzić sobie typowy spedytor.
Najczęstszymi wyzwaniami, z jakimi musi się mierzyć w codziennej pracy są: brak auta lub jego awaria, brak ładunku, komplikacje podczas przewozu, załadunku i rozładunku oraz niedoprecyzowanie szczegółów zlecenia przez klienta. Jeśli jesteś początkującym spedytorem lub po prostu jesteś ciekawy, jak radzić sobie w kryzysowych sytuacjach – poniżej zamieszczamy wskazówki, które sprawią, że wyjdziesz z nich obronną ręką.
BRAK AUTA
Ten problem pojawia się w momencie, kiedy spedytor otrzymuje zlecenie na przewóz ładunku, a brakuje wolnych pojazdów, które mogłyby je zrealizować. W takim przypadku najlepiej jest działać według następującego schematu:
- Poinformuj klienta, że pojawił się problem, ale jednocześnie daj do zrozumienia, że robisz wszystko co w Twojej mocy, żeby zrealizować zlecenie – nikt nie lubi zatajania informacji!
- Zaangażuj cały zespół do pomocy – co dwie, trzy lub cztery głowy to nie jedna!
- Wykonaj parę telefonów lub wyślij zapytania o możliwość transportu do zaprzyjaźnionych firm/ podwykonawców.
- Jeśli Twoja firma posiada oddziały – skontaktuj się z nimi.
- Przejrzyj giełdy transportowe.
Jeśli jednak mimo wszystko nie uda się zorganizować zastępczego auta, grzecznie poinformuj o tym zleceniodawcę i poproś o przełożenie załadunku na następny dzień. Pamiętaj, żeby nie poddawać się od razu i walczyć do końca, aby zrealizować zlecenie zgodnie z pierwotnymi założeniami.
BRAK ŁADUNKU
Jest to sytuacja, kiedy mamy auto, jednak klient decyduje się na anulowanie zlecenia. W takim przypadku warto postępować analogicznie do metodologii zaproponowanej poniżej:
- Poinformuj przewoźnika o anulowanym zleceniu.
- Zaangażuj zespół do pomocy.
- Skontaktuj się ze stałymi klientami i sprawdź, czy nie mają ładunku do transportu.
- Jeśli Twoja firma posiada oddziały – skontaktuj się z nimi.
- Przejrzyj giełdy transportowe.
Staraj się nie dopuścić do sytuacji, w której auta pozostają bez ładunku. Współpracuj z innymi – to klucz do sukcesu, a im więcej rąk do pomocy, tym lepiej!
KOMPLIKACJE PODCZAS PRZEWOZU, ZAŁADUNKU I ROZŁADUNKU
Zdarza się, że ze względu na czynniki od nas niezależne tj. warunki atmosferyczne, korki na drogach, awarie, czas pracy i czas jazdy kierowcy dostawa ładunku jest opóźniona. Tutaj przyda się nutka kreatywności oraz umiejętność szybkiego reagowania i podejmowania decyzji, np. jeśli wiadomo, że istnieje prawdopodobieństwo, że auto może się spóźnić, a ma duży odcinek trasy do pokonania przed rozładunkiem (w tym przeprawę promową), trzeba (uwzględniając czas pracy i jazdy kierowcy) odpowiednio zareagować i opcjonalnie: zmienić plan trasy lub prom.
Z kolei podczas załadunku mogą pojawić się komplikacje, na które może wpłynąć tylko klient – w takim przypadku nie pozostaje nic innego niż bezpośredni kontakt ze zleceniodawcą i zakomunikowanie o występującym problemie.
Na pewno kojarzycie będące podwaliną okresu renesansu słowa “Nic, co ludzkie nie jest mi obce”, wypowiedziane przez Terencjusza jeszcze w czasach antyku. Podobno nie myli się ten, kto nic nie robi, dlatego – jak w każdej sferze naszego życia – błędów i przeoczeń nie sposób uniknąć. Pomyłki się zdarzają, jednak wtedy trzeba uruchomić myślenie
Oczywiście może zdarzyć się pomyłka spedytora, który podstawi ciągnik ze złą naczepą, jednak wtedy nie można załamywać rąk, trzeba włączyć myślenie na najwyższych obrotach, szybko reagować i działać!
Dziękuję, bardzo pomocna informacja. Miałem do czynienia akurat z sytuacją, kiedy klient w ostatni moment zdecydował się na anulowanie zlecenia i nie wiedziałem co mam robić, bo dopiero zaczynałem pracować w tym zawodzie.