- Ustal w firmie jedną „bramkę” do KSeF (kto wystawia/odbiera, kto ma dostęp, kto odpowiada).
- Uprawnienia w KSeF to nowy „dowód rejestracyjny” rozliczeń — bez nich stoisz.
- Samofakturowanie = uprawnienia + proces (i najlepiej jedna checklista danych do zlecenia).
- Błąd w fakturze = korekta, nie „podmiana”. To wydłuża obieg — w transporcie to od razu czuć na cashflow.
- Zgłoszenia rób jak dyspozytor: konkretnie, z danymi, z priorytetem w tytule (np. PILNE/KSeF).
Z naszej perspektywy: największe opóźnienia robią nie „systemy”, tylko braki w danych w zgłoszeniu i „rozmyte” odpowiedzialności po stronie firm.
A. KSeF — podstawy
1) Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie.
2) Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Wdrożenie jest etapowe:
- od 1.02.2026 – dla firm, których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2025 r.
- od 1.04.2026 – dla pozostałych przedsiębiorców.
Dodatkowo MF wskazywało, że część obowiązków ma odroczenia do końca lipca 2026 (konkret zależy od obszaru).
3) Czy da się edytować fakturę po wysłaniu do KSeF?
W praktyce musisz założyć: nie poprawiasz „w locie” — błędy ogarnia się korektą, a to oznacza dodatkowy krok i czas.
4) Skąd wiem, że faktura „jest w KSeF”?
Faktura w KSeF ma swój identyfikator/numer w systemie. Jeśli coś utknęło, podajesz kontrahentowi: NIP + numer KSeF (albo numer faktury) + referencję/zlecenie.
B. TSL bez ściemy: co się zmienia w obiegu faktur (przewoźnik ↔ spedycja ↔ klient)
5) Jestem polskim klientem / zleceniodawcą — gdzie dostanę fakturę?
Docelowo: odbiór przez KSeF (a PDF/e-mail bywa tylko „pomocniczo”, jeśli firmy tak się umawiają na przejściu).
6) Jestem klientem zagranicznym — czy muszę mieć KSeF?
Nie każdy kontrahent zagraniczny będzie działał w KSeF. Po stronie polskiego wystawcy rośnie jednak znaczenie spójności danych i numerów identyfikacyjnych, żeby rozliczenie nie wracało rykoszetem.
7) Co z dokumentami przewozowymi (CMR, POD, awizacja, itp.)?
KSeF dotyczy faktury. Dokumenty przewozowe dalej krążą poza KSeF (platforma, e-mail, TMS, portal klienta – jak kto ma ustawione).
8) Co zrobić, gdy faktura „nie pasuje” do ustaleń?
Nie wysyłaj maila „coś się nie zgadza” (to jest proszenie się o tydzień ciszy). Wyślij zgłoszenie z pakietem danych:
- NIP + nazwa firmy
- numer zlecenia / referencja
- numer faktury lub numer KSeF
- co jest nie tak (stawka, waluta, dodatki, data usługi, ilość km, dopłaty)
- załącznik: ustalenia (np. potwierdzenie stawek)
C. Przewoźnicy — rozliczenia i samofakturowanie
9) Jestem polskim przewoźnikiem. Czy muszę coś zrobić już teraz?
Jeśli wystawiasz faktury w PL — musisz przygotować się na pracę z KSeF zgodnie z harmonogramem obowiązku.
Jeśli jesteś na samofakturowaniu u jakiegokolwiek kontrahenta (spedycja/klient) — temat uprawnień i procesu jest na już, bo inaczej rozliczenia się zatną.
10) Chcę zostać na samofakturowaniu — co dokładnie mam zrobić?
W skrócie: dopilnować, żeby kontrahent mógł wystawić fakturę w Twoim imieniu w KSeF (to jest sedno samofakturowania w realu). Jak technicznie wygląda nadawanie uprawnień, zależy od tego, czy działasz jako JDG, spółka i jak się uwierzytelniasz w KSeF.
11) Czy nadając uprawnienia, kontrahent zobaczy wszystkie moje faktury w KSeF?
Tu wchodzi temat zakresu uprawnień i tego, komu je nadajesz. KSeF działa na modelu uwierzytelnienia i autoryzacji — uprawnienia mają znaczenie i warto je nadawać świadomie.
(Praktyczna zasada branżowa: dawaj minimum potrzebne do procesu, a nie „bo tak”.)
12) Nie nadałem uprawnień — co wtedy?
Masz dwa realistyczne scenariusze:
- Ty wystawiasz fakturę (zgodnie z obowiązkiem po Twojej stronie) i przekazujesz ją kontrahentowi,
- albo przestawiasz model rozliczeń (bo samofakturowanie bez możliwości wystawienia faktury w Twoim imieniu po prostu się rozjeżdża).
13) Jestem przewoźnikiem zagranicznym — czy coś się zmienia?
Najczęściej nie wchodzisz w KSeF tak jak polski podatnik. Ale uwaga praktyczna: polscy kontrahenci będą bardziej „ciśnieni” na dane, komplet dokumentów i spójność rozliczeń, bo u nich fakturowanie idzie przez KSeF.
D. ZAW-FA i uprawnienia — kiedy to dotyczy TSL
14) Co to jest ZAW-FA i kogo dotyczy?
ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu/odebraniu uprawnień do KSeF. MF wskazuje, że jest potrzebne m.in. dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą się uwierzytelnić w KSeF wprost (np. część spółek bez odpowiednich narzędzi).
15) Jaka wersja ZAW-FA obowiązuje?
MF komunikował: ZAW-FA w wersji 2 obowiązuje do 31.01.2026.
(Jeśli ktoś ogarnia temat dopiero po terminie — sprawdzaj aktualny wzór na podatki.gov.pl, bo tu najłatwiej „wpaść na minę” wersją formularza.)
16) Ważny detal operacyjny: kanał złożenia
W wyjaśnieniach KSeF pojawiła się informacja, że od 1.01.2026 ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone (MF wskazuje inne kanały elektroniczne).
To nie jest „ciekawostka” — to jest różnica między mamy uprawnienia a myśleliśmy, że mamy.
E. Zgłoszenia, błędy, pilne tematy — standard branżowy (do skopiowania)
17) Jak zgłosić problem KSeF do kontrahenta, żeby dostać odpowiedź?
Wpisz temat jak dyspozytor, nie jak poeta:
Temat: PILNE/KSeF – [NIP] – [nr zlecenia] – [nr faktury lub nr KSeF]
Treść:
- NIP + nazwa firmy
- nr zlecenia / referencja
- nr faktury / nr KSeF
- co jest nie tak (1–2 zdania)
- załączniki: ustalenia + dokumenty przewozowe (jeśli wpływają na rozliczenie)
- kontakt: telefon do osoby rozliczającej
18) „Czas odpowiedzi może być dłuższy” — jak to powiedzieć po ludzku?
Tak: na start bywa większy ruch. Ale dopisz zasadę priorytetu: pilne tematy oznaczaj w tytule (PILNE/KSeF). To naprawdę działa, jeśli ktoś po drugiej stronie też ma kolejkę.
KSEF w PKS Gdańsk Oliwa jako przykład „ogarniętego procesu” (do branżowego wykorzystania)
W PKS po starcie pracy na KSeF postawiliśmy na prostą rzecz, którą każdy w TSL może skopiować:
jedna ścieżka zgłoszeń + jedna checklista danych. Dzięki temu:
- mniej ping-ponga („podeślij NIP… podeślij zlecenie… podeślij numer…”),
- szybciej wyłapujemy błędy wymagające korekty,
- mniej opóźnień w płatnościach, bo problem jest nazwany i ma komplet danych.
„W KSeF nie wygrywa ten, kto ma najładniejszą fakturę, tylko ten, kto ma najczytelniejszy proces. Jeden brak w danych = korekta = czas. Dlatego prosimy: zgłoszenia róbcie z kompletem informacji i oznaczajcie pilne tematy w tytule.”
— Sandra Zespół rozliczeń w PKS Gdańsk Oliwa
Dodaj komentarz