KSeF w transporcie: co zmienia dla przewoźników?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w rozliczeniach B2B od lat. Dla firm transportowych i przewoźników będzie to nie tylko kwestia „innego wyglądu faktury”, ale zupełnie nowego sposobu jej wystawiania, wysyłania i odbierania.

Warto więc spojrzeć na KSeF nie jak na kolejne „utrudnienie z ministerstwa”, ale jak na system, do którego można podejść mądrze – tak, żeby nie sparaliżował codziennej pracy spedytorów, kierowców i biura.

KSeF – co to jest i kogo dotyczy?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, w którym:

• wystawia się faktury ustrukturyzowane (w określonym schemacie XML),
• przesyła się je bezpośrednio do administracji skarbowej,
• odbiera się faktury od kontrahentów.

Docelowo KSeF zastąpi klasyczne faktury papierowe i większość obiegu „PDF na maila” w rozliczeniach między firmami (B2B).

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, system będzie obowiązkowy etapowo – najpierw dla największych podatników, potem dla pozostałych przedsiębiorców, a od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą już zobowiązani odbierać faktury przez KSeF. Z punktu widzenia branży transportowej oznacza to jedno: trzeba się przygotować, bo system obejmie również przewoźników, niezależnie od tego, czy mają flotę 5 czy 50 pojazdów.

Co KSeF oznacza dla przewoźników w praktyce?

Zmiana sposobu wystawiania faktur

Do tej pory wielu przewoźników działało prosto:

• faktura w Wordzie lub Excelu + wydruk/PDF,
• albo prosty program do fakturowania,
• wysyłka mailem lub pocztą, czasem dołączona do dokumentów CMR.

W świecie KSeF to za mało. Faktura musi trafić do systemu w odpowiednim formacie i zostać tam zarejestrowana. To oznacza:

• konieczność korzystania z oprogramowania zintegrowanego z KSeF,
• albo logowanie do KSeF i ręczne wystawianie faktur w systemie,
• pilnowanie, czy faktura została przyjęta, czy odrzucona.

Dla części firm to będzie po prostu dodatkowy obowiązek dla księgowości. Ale dla mniejszych przewoźników – realny problem organizacyjny i czasowy.

Logowanie, uprawnienia, technikalia

KSeF to nie „kolejna skrzynka mailowa”, tylko system z uprawnieniami i identyfikacją. Ktoś w firmie:

• musi mieć rolę główną (np. właściciel, zarząd),
• musi nadać uprawnienia innym osobom (biuro, księgowa, operator),
• musi zadbać o aktualne certyfikaty/loginy.

Do tego dochodzą kwestie awarii systemu, tzw. „okresów technicznych”, odrzuceń faktur z powodu błędów formalnych. Duży operator czy korporacja poradzi sobie z tym łatwiej – ma dział finansowy, IT, system ERP. Przewoźnik z jedną osobą „od wszystkiego” – już niekoniecznie.

Zmiana w obiegu dokumentów

KSeF zmienia też logikę obiegu dokumentów:

• faktura jest w systemie, ale przewoźnik i tak potrzebuje np. PDF-a dla swojego biura rachunkowego,
• odbiorca (np. duży operator) będzie dostawał fakturę przez KSeF, a nie jako załącznik w mailu,
• korygowanie faktur wymaga korekt również w KSeF.

Jeśli do tego dochodzi duża liczba zleceń, różne stawki, waluty, dopłaty, korekty – łatwo o chaos, nadmiar maili i telefony „proszę poprawić fakturę w KSeF”.

Już niedługo największe ryzyka dla przewoźników przy KSeF!