Współpraca między spedytorem, a przewoźnikiem powinna działać jak układ napędowy – każdy element pracuje równo, przewidywalnie, bez szarpnięć. Jeśli którykolwiek trybik zaczyna „bić”, wibracje rozchodzą się po całym systemie: klient jest niezadowolony, kierowca sfrustrowany, spedytor wypalony, a przewoźnik zastanawia się, czy to wszystko jeszcze ma sens.
Tymczasem w wielu firmach presja i chaos są traktowane jak „standard branżowy”. „Tak tu jest”, „transport tak ma”, „wszędzie tak robią”. Tylko że to nie jest żadna natura zawodu. To jest efekt źle poukładanej współpracy.
Poniżej – bez pudru – dlaczego to się tak często rozsypuje i co można z tym zrobić.
1. Brak realnej komunikacji, czyli „jakoś to będzie”
Najczęstszy powód konfliktów? Brak uczciwej, konkretnej komunikacji.
- Spedytor nie mówi, że klient od tygodnia kombinuje z oknami czasowymi, zmienia plany co 2 godziny i „sam jeszcze nie wie”.
- Przewoźnik nie mówi, że kierowca ma konflikt grafiku, stoi już trzecią godzinę na poprzednim rozładunku i fizycznie nie ma szans zrobić kolejnego „na styk”.
Obie strony widzą, że jest problem, ale:
- jedna liczy, że jakoś się uda,
- druga liczy, że „może się wyrobi”.
Efekt:
- opóźnienie,
- nerwy,
- szukanie winnego w mailach i na WhatsAppie.
To nie jest „trudny dzień w transporcie”. To jest brak procesu komunikacji.
Jak to naprawić:
- Umawiamy się, że problemy zgłaszamy od razu, nie „jak już będzie naprawdę źle”.
- Spedytor mówi, jak jest u klienta: niestabilne okna, brak ramp, zakaz wjazdu przed czasem – wszystko ma znaczenie.
- Przewoźnik mówi, jak jest po jego stronie: czas pracy kierowcy, wcześniejsze załadunki, możliwe opóźnienia.
Im wcześniej pojawi się informacja, tym więcej opcji na reakcję.
2. Odpowiedzialność czyli sport narodowy: „to nie moja wina”
Drugi zabójca współpracy: zrzucanie winy.
- Klient wkurzony? „To przewoźnik zawalił.”
- Kierowca wkurzony? „To spedytor źle zaplanował.”
- Przewoźnik traci kasę? „To klient wymyśla, a spedytor przyklaskuje.”
- Spedytor nie wyrabia? „To przewoźnik powinien się dostosować.”
W momencie kryzysu każdy chce udowodnić, że to nie jego problem. Tyle że transport nie jest linią prostą. To łańcuch zależności. Jeśli każda strona broni tylko siebie, nikt nie rozwiązuje przyczyny.
Jak to naprawić:
- Zamiast „kto zawalił?” – pytanie: „co zawiodło w procesie?”
- Uzgodnione zasady:
- jeżeli klient zmienia warunki – spedytor komunikuje to jasno i nie udaje, że „wszystko gra”,
- jeżeli przewoźnik widzi, że nie dowiezie – mówi o tym, a nie obiecuje niemożliwe.
- Raportowanie trudnych sytuacji nie po to, aby kogoś „złapać”, tylko aby poprawić procedurę.
Współpraca kończy się nie wtedy, kiedy pojawia się problem, ale kiedy zaczyna się polowanie na winnych.
3. Niewypowiedziane oczekiwania – każdy gra w inną grę
Kolejny klasyk: brak jasnych zasad gry.
Spedytor zakłada, że:
- przewoźnik „powinien wiedzieć”, że ten klient zawsze lubi zmieniać godziny,
- stawka „jest rynkowa” i nikt nie będzie negocjował.
Przewoźnik zakłada, że:
- „jak coś, to dodzwonię się do spedytora o każdej porze”,
- jak coś pójdzie nie tak, to „jakoś się dogadamy”.
A potem pojawia się zderzenie oczekiwań:
- spedytor liczy na wysoką elastyczność za niską kasę,
- przewoźnik liczy na wysokie stawki i „święty spokój”.
Jak to naprawić:
Spisane minimum zasad współpracy (nawet w prostej formie, nie musi być od razu 15-stronicowa umowa operacyjna):
- typowe relacje i ich stawki,
- zasady naliczania przestojów, dodatkowych kilometrów, objazdów,
- kto, kiedy i w jaki sposób komunikuje zmiany,
- co jest „standardem”, a co „usługą dodatkową”.
Zero magii, zero domysłów.
4. Presja cenowa – kiedy stawka zabija partnerstwo
Transport nie jest tanią usługą. Paliwo, serwis, opony, opłaty drogowe, ludzie – wszystko kosztuje.
Gdy zaczyna się licytacja:
- „Pan zrobi taniej, bo konkurencja zrobiła”,
- „dam radę, byle coś jechało”,
to w krótkim terminie może się wydawać, że „wszyscy wygrywają”:
- spedytor ma lepszą stawkę dla klienta,
- przewoźnik ma auto „w ruchu”.
W praktyce:
- przewoźnik tnie koszty tam, gdzie nie powinien (serwis, wymiana opon, kierowcy),
- spedytor dostaje coraz gorszą jakość załadunków i dostaw,
- klient widzi tylko jedno: spadający poziom obsługi.
Jak to naprawić:
- Rozmowa o stawce powinna iść w parze z rozmową o warunkach:
- ile godzin postoju jest w cenie,
- jakie są standardy komunikacji (aktualizacja statusów),
- co się dzieje przy opóźnieniu niezależnym od przewoźnika.
- Zamiast „najniższej ceny” – „uczciwej stawki za uczciwy poziom obsługi”.
Stabilne pieniądze biorą się ze stabilnej współpracy, nie z wyścigu do dna.
5. Co może zrobić spedytor żeby współpraca się nie sypała
Kilka konkretów po stronie spedytora:
- Mówić prawdę o ładunku i kliencie
- jeśli klient jest trudny – lepiej powiedzieć,
- jeśli okno czasowe to fikcja – lepiej powiedzieć,
- jeśli jest ryzyko zatorów, kolejek, zmian – lepiej powiedzieć.
- Planować realnie, nie „na papierze”
- zostawiać margines na rzeczywistość: korki, awarie, ludzkie ograniczenia,
- nie układać tras „pod Excela”, tylko pod realny czas pracy kierowcy.
- Być dostępny wtedy, kiedy dzieje się problem
- nie zawsze się da, ale jeśli przewoźnik o 19:00 próbuje ratować sytuację, to „odpiszę jutro” nie załatwia tematu.
- Budować relację, a nie tylko bazę przewoźników
- stałe, sprawdzone firmy,
- feedback: co działa super, co można poprawić,
- wspólna analiza trudnych case’ów.
6. Co może zrobić przewoźnik, żeby nie dokładać chaosu
Po stronie przewoźnika też jest konkretna robota do odrobienia:
- Komunikować problemy od razu
- opóźnienie na rampie,
- problem z autem,
- kolizja grafiku kierowcy.
- Nie obiecywać rzeczy niemożliwych
- jeśli trasa jest „na równo” z czasem pracy – powiedzieć,
- jeśli klient regularnie „kręci” – sygnalizować.
- Ustalić jasne zasady wewnątrz firmy
- kto kontaktuje się ze spedytorem,
- jak raportujemy status (SMS, telefon, system),
- co zgłaszamy od razu, a co przy rozliczeniu.
- Dbać o jakość, bo to wraca
- punktualność, kultura kierowcy, dokumentacja,
- to są rzeczy, przez które spedytor pamięta daną firmę przy kolejnym zleceniu.
7. Wspólne zasady gry – prosty model zdrowej współpracy
Zdrowy model jest tak naprawdę prosty:
- Spedytor mówi wprost, jakie są warunki:
- co z oknami czasowymi,
- jakie są ryzyka po stronie klienta,
- co jest standardem, a co wyjątkiem.
- Przewoźnik mówi uczciwie, co jest możliwe, a co nie:
- ile realnie może zrobić dane auto,
- kiedy brakuje mu zasobów,
- jakie warunki są dla niego nieakceptowalne.
- Obie strony ustalają zasady i się ich trzymają:
- polityka przestojów,
- jasne reguły zmian i odwołań zleceń,
- forma komunikacji i godziny kontaktu.
Dopiero wtedy pojawia się:
- przewidywalność,
- mniejsze ryzyko konfliktów,
- stabilna współpraca, na której można budować lepsze pieniądze po obu stronach.
Podsumowanie: mniej „jakoś to będzie”, więcej partnerstwa
Współpraca spedytor-przewoźnik sypie się najczęściej nie dlatego, że „taka branża”, tylko dlatego, że:
- ludzie nie mówią sobie prawdy na czas,
- nie biorą odpowiedzialności za swoją część,
- nie ustalają jasnych zasad.
Tam, gdzie wchodzi:
- konkretna komunikacja,
- wspólne spojrzenie na proces,
- partnerskie podejście zamiast wojny o to, „kto zawalił”,
tam nagle okazuje się, że:
- mniej jest nerwów,
- mniej nieporozumień,
- a więcej stabilności, lojalności i… lepszych stawek.
Bo dobrze poukładana współpraca naprawdę może działać jak dobrze nasmarowany układ napędowy – nie robi wrażenia fajerwerków, ale dowozi robotę dzień po dniu.
Dodaj komentarz